Ein wichtiger Teilbereich der GoBD ist die Verfahrensdokumentation, in der alle relevanten IT-Prozesse dargestellt und dokumentiert werden müssen. Eine Verfahrensdokumentation dient somit mit den Ordnungsmäßigkeitsgrundsätzen als Nachweis, die Anforderungen von Handelsgesetzbuch, Steuergesetzgebung und Abgabenordnung gebündelt in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Buchführung zu erfüllen.
Insbesondere im Hinblick auf das „ersetzende Scannen“ im Rahmen der Digitalisierung, also der Möglichkeit, bestimmte Papierbelege revisionssicher archivieren zu können und rechtskonform vernichten zu dürfen, ist eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation relevant.
Zusätzliche Vorteile sind, dass durch die ausführliche Dokumentation der Prozesse und Systeme, Organisationseinheiten, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten klar definiert und transparent gemacht werden. Außerdem können die dokumentierten Abläufe hinsichtlich Effizienz und Effektivität geprüft werden. Eine entsprechende Dokumentation archiviert das gesammelte Wissen von ausscheidenden Personen und erleichtert das Onboarding von neu hinzukommenden Personen im Unternehmen.
Des Weiteren kann im Rahmen des jährlichen Updates eine Prüfung des internen Kontrollsystems (IKS) erfolgen, dokumentiert und bescheinigt werden. Dies dient ebenfalls der Transparenz, Effizienz und Effektivität.
